Qu’est ce qu’un cahier des charges
Il s’agit d’un document structuré et formel qui répertorie toutes les données nécessaires à la réalisation d’un projet, quel que soit le domaine concerné.
C’est le dossier de référence de tous les acteurs du développement du projet, qu’il soit utilisé en interne par les équipes de l’entreprise ou en externe par le prestataire choisi.
En particulier dans le cadre d’un appel d’offres, le cahier des charges est un document contractuel. Il permet au client de définir les critères de sélection du chef de projet.
Cahier des charges fonctionnel et cahier des charges technique , quelle est la différence?
Il est nécessaire de distinguer 2 types de cahier des charges :
Le cahier des charges fonctionnel. Il définit les grandes lignes du projet. Il précise les besoins de l’entreprise (en matière de fonctionnalités) auxquels la solution proposée doit répondre.
Le cahier des charges technique. Il détaille les contraintes et les spécificités techniques nécessaires pour répondre aux besoins fonctionnels. Il précise également les différentes contraintes qui entourent le projet.
Dans la pratique, le cahier des charges technique et le cahier des charges fonctionnel sont souvent réunis en un seul document.
Bon à savoir :
depuis février 2013, la norme européenne EN 16 271 définit la structure à adopter et les rubriques à inclure lors de la rédaction d’un cahier des charges fonctionnelle.
Pourquoi écrire un cahier des charges ?
Pour un chef de projet, le cahier des charges est la première étape à ne pas négliger pour assurer la réussite. Mais c’est aussi un dossier précieux pour chaque intervenant.
En effet, le cahier des charges permet de :
Faciliter la gestion interne et externe du projet et gagner du temps pour tous les acteurs impliqués.
Garantir au promoteur/propriétaire du projet que ses attentes seront respectées.
Au client/fournisseur/prestataire un service pour comprendre les besoins.
Limiter les risques financiers puisqu’il fixe un cadre budgétaire.
Ecrire un cahier des charges : les informations à fournir
Un cahier des charges technique peut n’être qu’une partie du cahier des charges.
Contenu d’un cahier des charges
Selon la nature du projet, le contenu précis du cahier des charges sera différent. Cependant, la structure et les rubriques sont communes. Voici les principaux éléments à intégrer dans la rédaction d’un cahier des charges:
Présenter l’entreprise et le contexte: équipes internes impliquées, cibles. . .
Détailler les objectifs (financiers, commerciaux. . . ) et les résultats escomptés.
Déterminer les besoins à satisfaire, les fonctionnalités attendues et les contraintes techniques du projet.
Préciser le budget prévu.
Fixer des échéances (achèvement, livraison. . . ) pour permettre aux différentes parties prenantes de planifier leurs interventions en conséquence.
Se concentrer sur la rédaction d’un cahier des charges technique
Quel que soit le type de projet, un cahier des charges technique doit:
- Contenir des informations sur l’environnement technique.
- Énumérer les outils à utiliser pour garantir la faisabilité du projet.
- Énumérer toutes les contraintes: techniques, économiques, environnementales, sécuritaires, matérielles. . .
- Indiquer les caractéristiques auxquelles le produit doit répondre
Ce document (ou partie d’un cahier des charges) donne des détails techniques. Il utilise un jargon précis que seul un expert dans le domaine maîtrise, mais il doit être compréhensible par toutes les parties prenantes, et donc proposé dans leur langue.
Avantage d’un cahier des charges
Rédiger un cahier des charges technique et/ou fonctionnel n’est pas une perte de temps, bien au contraire! C’est la garantie pour votre entreprise de fournir aux différentes parties prenantes les informations essentielles à la réussite de votre projet. En suivant la structure proposée, vous êtes certain d’élaborer un cahier des charges complet, facilitant ainsi la gestion interne et externe du projet.
