Im März 2024 machte die Handelskette Gifi Schlagzeilen in der Wirtschaftspresse aus einem Grund, der weit von ihren üblichen kommerziellen Erfolgen entfernt war: eine schmerzhafte IT-Migration , die ihre Geschäftstätigkeit stark destabilisierte. Dieses Missgeschick veranschaulicht auf eindrückliche Weise die Gefahren einer schlecht beherrschten digitalen Transformation. Es erinnert daran, wie wichtig es ist, Risiken durch ein rigoroses Digital-Audit zu antizipieren und sich mit einer erfahrenen Beratung für digitale Transformation zu umgeben.
Dieser leider reale Lehrbuchfall bietet zahlreiche Erkenntnisse für jedes Unternehmen, das seine Informationssysteme modernisieren möchte. Denn auch wenn die digitale Transformation eine strategische Chance ist, kann sie sich in einen operativen Albtraum verwandeln, wenn sie nicht methodisch vorbereitet, strukturiert und begleitet wird.
Eine grosse Ambition, eine schlecht genommene Kurve
2016 startete Gifi das Programm Millénium. Das Ziel war klar: das schnelle Wachstum der Kette (fast 600 Filialen in Frankreich) mit einer tiefgreifenden Überarbeitung ihres Informationssystems zu begleiten. Der Einsatz war hoch: Es galt, eine veraltete IT zu modernisieren, um eine Organisation zu unterstützen, die bis 2027 auf 1.000 Filialen und mehr als 10.000 Mitarbeiter ausgelegt war.
Die Roadmap war ehrgeizig. Sie umfasste die Überarbeitung von mehr als 200 Geschäftsprozessen, die Integration von Werkzeugen wie SAP ECC 6, Aptos, Reflex WMS, Optimix sowie die Einführung einer serviceorientierten Architektur (SOA). Nach Jahren der Entwicklung, Konfiguration und Tests ging das System im Sommer 2023 in den Produktivbetrieb.
Doch schon in den ersten Wochen traten Schwierigkeiten auf: Bestandsfehler, Produktengpässe, falsch geleitete oder nicht nachverfolgbare Bestellungen, Unmöglichkeit einer effizienten Logistiksteuerung. Das Ergebnis: schlecht belieferte Filialen, unzufriedene Kunden, ein Umsatz im freien Fall (bis zu -9 % gegenüber dem Vorjahr) und eine angespannte Liquiditätslage.
Das Fehlen eines strukturierenden Digital-Audits: die Erbsünde
Dieses Katastrophenszenario hätte vermieden werden können – und müssen. Das erste schwache Glied scheint das Fehlen eines vollständigen Digital-Audits im Vorfeld der Umsetzung gewesen zu sein. Ein Digital-Audit beschränkt sich nicht auf die technische Bestandsaufnahme der vorhandenen Werkzeuge. Es ermöglicht, die digitale Reife der Organisation zu bewerten, die kritischen Prozesse zu kartieren, Abhängigkeiten und Risiken zu identifizieren, die verfügbaren Ressourcen (intern wie extern) zu validieren und eine realistische Roadmap zu erstellen.
Im Fall von Gifi hätte ein solches Audit ermöglicht:
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die Abweichungen zwischen den bestehenden Prozessen und denen des künftigen Systems zu erkennen.
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die sensiblen Schritte zu identifizieren, die vorrangig zu migrieren sind.
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eine schrittweise Übergangsstrategie mit Pilotphasen vorzusehen.
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Notfallpläne für den Fall kritischer Störungen einzurichten.
Das Digital-Audit, durchgeführt von einer Beratung für digitale Transformation, ist oft die Schutzvorrichtung, die verhindert, dass ein strukturierendes Projekt zu einer Kamikaze-Operation wird. Es dient auch dazu, die Technologieentscheidungen zu hinterfragen, die Schnittstellen zwischen den Werkzeugen abzusichern und die Nutzer auf die Veränderung vorzubereiten.
Die Rolle der Beratung für digitale Transformation: Dirigent und Co-Pilot
Eine digitale Transformation dieses Ausmasses kann nicht allein auf den internen Teams ruhen, die oft bereits zu 100 % mit dem Tagesgeschäft des Unternehmens ausgelastet sind. Sie erfordert die Begleitung durch eine Beratung für digitale Transformation , die in der Lage ist, die Komplexität des Projekts zu steuern und alle Etappen abzusichern.
Eine erfahrene externe Beratung agiert wie ein Dirigent und koordiniert die verschiedenen Softwareanbieter, Integratoren, Fachexperten und operativen Abteilungen. Sie übernimmt auch eine Wächterrolle und warnt die Geschäftsleitung, wenn strategische Entscheidungen den reibungslosen Projektverlauf gefährden.
Ihre Rolle ist vielfältig:
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bei der Definition der tatsächlichen Bedürfnisse helfen (und nicht nur der Wünsche).
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das Projekt agil und pragmatisch organisieren.
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das Change Management bei den Teams sicherstellen.
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die technische Umsetzung und die Nutzertests begleiten.
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sicherstellen, dass die Geschäftsprozesse an die neue Umgebung angepasst sind.
Im Fall von Gifi scheint das Fehlen oder die Unzulänglichkeit einer solchen externen Begleitung zum Kontrollverlust über das Projekt beigetragen zu haben.
Welche Lehren für Industrie- und Handelsunternehmen?
Der Fall Gifi ist reich an Lehren für jede Organisation, die eine Überarbeitung ihres Informationssystems oder ein grossangelegtes Digitalisierungsprojekt in Betracht zieht. Hier einige wesentliche bewährte Praktiken:
1. Führen Sie vor jedem Projekt ein vollständiges Digital-Audit durch
Identifizieren Sie Ihre Schwachstellen, Ihre kritischen Prozesse und Ihre organisatorischen Zwänge. Dieses Audit ermöglicht es, das Projekt richtig zu dimensionieren und die Massnahmen zu priorisieren.
2. Lassen Sie sich von einer Beratung für digitale Transformation begleiten
Unterschätzen Sie nicht die Komplexität einer digitalen Transformation. Eine spezialisierte Beratung hilft Ihnen, das Projekt zu strukturieren, abzusichern und zu beschleunigen und dabei die üblichen Fallen zu vermeiden.
3. Bereiten Sie Ihre Teams auf die Veränderung vor
Der Erfolg eines Projekts beruht nicht nur auf den Werkzeugen, sondern auf den Menschen, die sie nutzen werden. Schulungen, interne Kommunikation, Einbindung der Schlüsselnutzer: All das ist unerlässlich.
4. Testen, testen, testen
Vervielfachen Sie vor jeder Produktivsetzung die Tests unter realen Bedingungen. Besser zwei Wochen mit Tests verlieren als sechs Monate mit der Behebung eines Fehlers.
5. Geben Sie nicht der Eile nach
Eine IT-Migration ist ein Marathon, kein Sprint. Es ist besser, eine Inbetriebnahme zu verschieben, als die gesamte Geschäftstätigkeit auf eine nicht stabilisierte Lösung umzustellen.
Fazit
Das Millénium-Projekt von Gifi hatte auf dem Papier alles, um zu gelingen. Doch das Fehlen eines strukturierten Digital-Audits, das falsch eingeschätzte Ausmass der Veränderung und eine unzureichende Vorbereitung verwandelten dieses strategische Vorhaben in einen logistischen Albtraum. Damit sich derartige Missgeschicke nicht wiederholen, müssen sich Unternehmen auf eine bewährte Methodik stützen und vor allem auf eine Beratung für digitale Transformation , die Risiken antizipiert und den Erfolg begleitet.
Eine digitale Transformation lässt sich nicht improvisieren. Sie wird durchdacht, vorbereitet und mit Strenge gesteuert.
Xavier Schuster
Consultant chez SXE Consulting. Cabinet de conseil industriel base au Luxembourg, 25 ans d'experience en excellence operationnelle.
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